Klijent
Ova je tvrtka vodeća u Njemačkoj u području seminara za članove radničkih vijeća. Brojke iza te pozicije su zahtjevne: oko 400 zaposlenika svakog tjedna organizira otprilike 150 seminara na lokacijama diljem zemlje, a drži ih 800 vanjskih trenera.
Problem
Jednom godišnje klijent je morao odgovoriti na jedno golemo pitanje: koji će od 800 trenera držati koji od otprilike 150 tjednih seminara, i to za cijelu sljedeću godinu?
Dobar odgovor značio je istodobno uskladiti nekoliko stvari. Za svaki seminar trebao je trener koji je zaista kvalificiran za tu temu. Taj je trener morao biti dostupan tih datuma. U idealnom slučaju bio bi i jedan od bolje ocijenjenih trenera za to područje i ne bi morao putovati preko cijele zemlje da bi stigao na seminar.
Tim za planiranje sve je to radio ručno. Posao je bio raspodijeljen na više ljudi i trajao je tjednima. A budući da nijedan čovjek ne može istodobno odvagnuti tisuće mogućih kombinacija, gotov raspored nikad zapravo nije bio najbolji. Bio je to prvi izvedivi raspored koji je tim uspio složiti. U praksi je to značilo da su treneri redovito putovali na seminare daleko od kuće, a godine ocjena polaznika stajale su neiskorištene umjesto da utječu na to tko što predaje.
Trošak se vidio na tri mjesta:
- tjedni rada stručnog osoblja potrošeni na planiranje
- putni troškovi veći nego što je bilo potrebno
- stalni rizik od ručnih pogrešaka u rasporedu ove veličine
Kako je trebao izgledati bolji odgovor
Zajedno s klijentovim timom za planiranje utvrdili smo što trenera zapravo čini pravim izborom za određeni seminar. Važna su bila četiri čimbenika: je li trener kvalificiran za temu, je li dostupan, kako su ga ocijenili dosadašnji polaznici i koliko daleko mora putovati.
Kad su ti kriteriji postali jasni, promijenilo se i samo pitanje. Više nije glasilo „kako ubrzati ručno planiranje“, nego „koji je najbolji mogući raspored s obzirom na ova četiri čimbenika?“
Na to pitanje provjerena matematička metoda može precizno odgovoriti, i to u razmjerima koje nijedan planer nikad ne bi mogao ručno provjeriti.
Rješenje
Factory X razvio je sustav za raspoređivanje koji istodobno uzima u obzir svih 800 trenera i svih 150 tjednih seminara te izrađuje optimalnu raspodjelu za cijelu godinu, uzimajući u obzir sva četiri čimbenika odjednom.
Jednako je važno ono što nismo napravili – još jedan zaseban alat.
Sustav je integriran izravno u ERP koji tim za planiranje već svakodnevno koristi. Podaci o trenerima i seminarima preuzimaju se iz postojećih evidencija, a gotov raspored vraća se u isti sustav. Nitko nije morao učiti novi softver, a način rada tima za planiranje ostao je netaknut.
Rezultati
0
Zvuči li vam ovo poznato?
Ako vaš tim svake godine tjednima ručno raspoređuje ljude na poslove, seminare, smjene ili lokacije, najbolji mogući raspored gotovo sigurno već postoji u vašim podacima. Samo ga je nemoguće pronaći ručno. Rado ćemo vam pokazati kako je ovaj projekt funkcionirao i kako bi sličan pristup izgledao u vašoj organizaciji.